1.1 Ventajas y desventajas del uso de las tiendas virtuales
Conformación de una tienda virtual
1.2 Creación de Empresa
A lo largo de la historia de nuestro país, hemos sido participes de avances en el comercio y, de manera similar, en la economía colombiana, rompiendo con los métodos tradicionales de ventas por lo cual ha revolucionado las diferentes formas de mercadeo desde lo más básico hasta los métodos más estrictos de rentabilidad, de la mano con el marketing empresarial. Pongamos por caso de esto, uno de los más novedosos avances tecnológicos, las llamadas tiendas del E-commerce.
Es importante la utilización de la red en la vida cotidiana, ya que el mundo avanza a cada segundo tecnológicamente de una manera colosal, y las personas deben adaptarse a esta nueva modalidad comercial la cual se convertirá posiblemente en un sistema económico nuevo y mejorado.
Este novedoso software permite enlazar de manera indirecta, por medio de la red electrónica, clientes y vendedores; de manera que el comprador establezca un vínculo con los productos, los cuales poseen ciertas características que lo hacen un poco más satisfactorio o necesario para el ser humano, además de una publicidad más llamativa y eficiente para el ojo del consumidor.
Pero al igual tiene ciertas ventajas y desventajas de compra-venta que se mencionaran más adelante en el presente artículo. Los usos de las mismas vienen regulados por diferentes entidades que se encargan de promocionar la satisfacción al cliente.
Para conformar una tienda en el E-commerce, existen ciertos plugins y plataformas que apoyan la creación de nuestra plataforma de ventas, los cuales incluyen parámetros como: la información de productos, descripciones, imágenes, especificaciones, proceso de entrega al comprador, manejo de inventarios, la administración del proceso de ventas, entre otros estándares muy útiles para la implementación de estas.
En internet existen infinitas plataformas para la conformación de estas, ya que son un conjunto de herramientas, de precios no tan elevados, que utilizan los nuevos emprendedores para mejorar sus ventas. Pero en Colombia, solo hay algunas que los apoyan, dado que nuestras leyes aun no regulan claramente - cabe recalcar que hasta el momento hay ciertos artículos y propuestas de ley que estipulan algunos de sus contenidos, mas no ofrece una visión global de cómo se debe desarrollar estas tiendas de una manera legal- estas modalidades.
Para ejemplificar entre estas plataformas se encuentran: PayPal, shopify, SUGARCRM, Z-O-H-O, salesforce, BIGCOMMERCE, MAGENTO, prestashop, zencart, opencart, Amazon, eBay, la llamada woocommerce; entre otras.
Algunos de los plugins de acceso a estas plataformas son: Doliwoo “Este plugin gratuito para WordPress facilita la sincronización de la información de productos, descripciones, imágenes e incluso clientes de Woocommerce y enviarlos a Dolibarr” (Internet Ya, 2017).
Cart2CRM “Cart2CRM proporciona la capacidad de conectar y sincronizar datos de clientes y datos de pedido entre un WordPress (mediante el complemento Woocommerce) y su CRM.” (Cart2CMR Support, 2017); entre otros.
La idea de una tienda virtual es algo que ha innovado en el comercio mundial, especialmente en Colombia ya que este país se caracteriza por la creatividad de su gente y lo emprendedores para los negocios. Una de las ventajas del uso y la creación de las tiendas virtuales son los pagos, ya que actualmente se puede pagar directamente desde el celular -teniendo en cuenta los procesos de facturación electrónica estipulados en el Decreto 1929 de 2007 y tenida en cuenta por la Ley 1819 del 2016-, y los productos pueden llegar a la residencia del cliente, sin prever, la inseguridad que se puede llegar tener con esta transacción.
Otra ventaja de estas tiendas es la posibilidad de ver 24 horas, los 7 días de la semana diversidad de productos que se pueden comprar con tan solo un clic, permitiendo que el consumidor disponga de esta información en cualquier lugar o tiempo en el que habilite su conexión a internet. Con esta moderna modalidad de compra-venta también aparecen las nuevas monedas como son los bitcoins (monedas virtuales), las cuales en varios países se usan como forma de pago ya reglamentado, tales como Estados Unidos, Polonia, Francia, Ucrania, Italia o Brasil, entre otros.
Los gastos son menores tanto para el comprador como para el vendedor, debido a que, no tienen que someterse a arriendos locales que son remplazados por los costos de manejo en la web. El consumidor también se verá beneficiado con precios menores a comparación de los que ofrecen las empresas con establecimientos comerciales.
Pero estas nuevas tiendas no solo traen consigo beneficios, porque también se dan los casos de estafa y robo en la web. Por el simple hecho de no saber leer bien los detalles del producto e incluso por entrar a tiendas que no muestren en su página los documentos legales para el uso comercial de internet, los clientes se convierten en víctimas de engaños fraudulentos.
El vendedor también puede presentar algunas dificultades en el manejo de estas, ya que existen miles de hackers electrónicos y virus que pueden infringir daños en la tienda, tales como: eliminar los documentos de ley, encriptar sus cuentas bancarias, o simplemente desaparecerla, riesgos que son menores si usted maneja una tienda física.
1.3 Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF)
Para crear una empresa virtual, se debe tener en cuenta los siguientes pasos que servirán para evitar inconvenientes legales y jurídicos a futuro. Primero que todo, se debe tener una idea de negocio que satisfaga una necesidad de la población.
Después de plantear la idea de negocio y proyectarla a futuro con respectivos estudios de mercadeo, es crucial definir el tipo de empresa que se va a conformar.
La Cámara de Comercio de Bogotá aclara que: la persona Natural es aquella que ejerce la actividad de comerciante habitualmente y profesional a título personal. Asume todos los derechos y obligaciones de la actividad comercial que ejerce. La persona jurídica en cambio, es una persona ficticia, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones, y de ser representada judicial y extrajudicialmente. (CCB, 2017)
Entre la clasificación de personas jurídicas legalmente reconocidas se encuentra: La sociedad colectiva, la sociedad limitada, la sociedad en comandita simple o por acciones, la sociedad por acciones simplificada y la sociedad anónima.(CCB, 2017)
Después de elegir el tipo de sociedad que se va a constituir, se pensará como va a ser realizada la entidad. Al tener el consentimiento de todos los socios, se procederá a hacer un borrador del contrato social (minuta, articulo 10 Código de Comercio).
A continuación, realice el acta de constitución de la sociedad, en el cual narrará: el número de socios, la razón social, el nombre de los asociados, como se denominará el capital aportado (Acciones, partes de interés o cuotas de igual valor) y cuanto aporta cada socio.
Ya teniendo el anterior acuerdo, se consultará si el nombre está disponible en la página web de la cámara de comercio, y se inscribirá al CIIU, esta entidad (2012) señala que:
“Con el propósito de clasificar las actividades económicas de los empresarios del país de la manera más precisa, las cámaras de comercio del país, a partir del año 2000, se rigen por la Clasificación Industrial Internacional Uniforme (CIIU) de todas las actividades económicas”. (CCB, 2017)
La constitución de la sociedad se hace por escritura pública ante un notario (en caso de las S.A, las Limitada, Colectivas y comandita) o por documento privado para las S.A.S y las de hecho, pero el artículo 110 del código de comercio y cumpliendo lo establecido en la Ley 1014 de 2006, si la empresa tiene menos de 10 trabajadores y menos de 500 SMLV en su capital se puede hacer también como documento privado. (Ley 1014 de 2006, 2006)
Ante la cámara de comercio se debe solicitar el RUES (Registro Único Empresarial), el pre RUT y RUT (Registro único tributario); y ante otras entidades también debe solicitar los certificados de Sayco y Acinpro, Bomberos, Secretaria de salud, permiso del POT (plan de ordenamiento territorial), autorización del DAMA (Departamento Administrativo del Medio Ambiente), el RIT (Registro de Información tributaria), e INVIMA (Red Nacional de protección al consumidor).
La propuesta de Ley 022 de 2016, busca regular el comercio electrónico, ya identificado como La economía del océano azul (EOA). En su artículo 3 establece que: Las personas naturales y jurídicas pueden crear o promocionar su empresa cumpliendo con un requisito general que es, informar a la Dirección de Impuestos y aduanas Nacionales (DIAN) todas las transacciones económicas que se realicen por este medio.
Un requisito específico para las personas jurídicas es que deberán registrarse ante la Cámara de Comercio diligenciando la Matricula Mercantil. Y para las personas naturales, solo será necesario su registro único tributario (RUT). (Proyecto de Ley 022 de 2016, 2016 )
Las NIIF tienen como objetivo “la conformación de un sistema único y homogéneo de alta calidad, comprensible y de forzosa observancia, de normas de contabilidad, de información financiera y de aseguramiento de la información.” (Contaduría General de la nación, 2012)
Según las NIIF que fueron aplicadas en Colombia con la Ley 1314 del 2009, existen tres tipos de empresas con sus respectivos decretos:
GRUPO 3 - Microempresas
Esta clase de empresa la pueden constituir personas naturales o jurídicas que cumplan con lo establecido en el artículo 499 del Estatuto Tributario. En los decretos 2706 de 2012 y 3019 de 2013 se postula 3 condiciones para pertenecer a este grupo:
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“Tener una planta de personal no superior a diez trabajadores,
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Activos totales a excepción de la vivienda menores a 500 salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV) equivalentes a 368´858.500 pesos – 2017 y,
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Tener ingresos brutos inferiores a los 6.000 SMMLV equivalentes a 4.426´302.000 pesos (2017).”(Decreto 2706 de 2012, 2012)(Decreto 3019 del 2013, 2013)
GRUPO 2 - Pymes
Las empresas de tamaño grande o mediano serán parte del grupo 2 según las NIIF y su normatividad de inversión, desarrollo y documentación se verán descritos en las NIIF para PYMES. En el decreto 3022 de 2013 establece que las empresas representadas como parte del segundo grupo, no deben tener inversión de manera asociada, conjunta o controladora. Bajo la dirección financiera se encuentra la Superintendencia Financiera de Colombia. Para tales fines, se ordena que las Pymes tengan las siguientes características:
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“Los activos totales por valor entre 500 y 30.000 SMMLV (368´858.500 a 22.131´510.000 de pesos – 2017),
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Una planta de personal entre once y doscientos trabajadores y,
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Que no sean emisores de valores ni entidades de interés público.”(Decreto 3022 del 2013, 2013)
GRUPO 1 - Plenas
Sociedades caracterizadas con el interés público. Su normatividad se encuentra constituida en las NIFF PLENAS aplicadas en Colombia con los d3023 de 2013, 3024 de 2013, 2851 de 2015.
Según estos, las empresas denominadas como plenas, deben ser emisores de valores inscritos en el Registro Nacional de Valores (Decreto 2555 de 2010), entidades consideradas como de interés público o todas aquellas empresas que cumplan con los siguientes estándares:
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Tener una planta personal mayor a doscientos trabajadores y,
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Activos totales mínimo de 30.000 SMMLV (22.131´510.000 pesos – 2017).
Contabilidad
La contabilidad es la disciplina que permite suministrar información para la toma de decisiones. Esta información financiera principalmente debe ser comprensible, relevante, confiable, prudente, integra, oportuna y comparable con periodos anteriores. Debido a esto, el proceso contable se define como:
“…un conjunto de etapas que se concretan en el reconocimiento y la revelación de las transacciones, los hechos y las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, que afectan la situación, la actividad y la capacidad para prestar servicios o generar flujos de recursos de una entidad contable pública en particular.” (Actualicese, 2016)
Para que la contabilidad sea eficiente se necesita seguir una función básica e importante que es: registrar los hechos económicos cronológicamente y con sus debidos soportes como facturas, créditos, etc. Esto es la base de toda la información que indiscutiblemente deben tener los estados de la situación financieros y a su vez la declaración de impuestos acompañado de otras obligaciones legales.
En la investigación se demostró que la contabilidad es la misma para tiendas virtuales como tradicionales porque, aunque tienen algunas diferencias en su control digital, la normatividad legal Colombiana, no les otorga unos parámetros específicos para seguir su actividad comercial, pero si unos ítems como firmas y correos electrónicos que se tomaran más adelante.
Herramientas Virtuales
El desarrollo tecnológico que arrasa con el país, ha dejado varias herramientas digitales aprovechadas por el comercio electrónico. Tales como Paypal, Shopify, Sugar CRM, entre otras. También existen recursos como los correos electrónicos, las firmas digitales y facturas electrónicas que ya están contempladas en el marco legal y normativo Colombiano.
Dominio de un Sitio Web
El dominio de un sitio web representa el activo digital más importante de una tienda virtual. Esta es la razón social (Nombre) de la empresa personificada en la presencia de la misma en la red. Generalmente, los emprendedores cometen el error de delegar a un tercero la tarea de crearla, sin tener en cuenta que hay que renovar la licencia y que solo esa persona puede hacerlo. (Ramírez, 2017)
Mi.com.co es una empresa de registro oficial de Dominios y Hosting para Colombia. Donde Hosting es la capacidad de almacenamiento web que ofrece la empresa en imágenes, video u otro tipo de material digital. Un dominio puede costar entre 25.000 y 420.000 pesos por registro a un año y su renovación está entre 45.000 y 420.000 pesos, en esta modalidad. Aparte de esto, el Hosting tiene un costo dependiendo la capacidad que elija. 100 MB están en 50.000 pesos, 500MB en 75.000 pesos, 1 GB en 140.000 pesos y 5 GB en 280.000 pesos por año. Y por último, el correo corporativo que cuesta 29.000 pesos y 45.000 pesos por renovación.
Se encontró que los departamentos con más registro de dominios son Cundinamarca (18.282), Bogotá (10.904), Antioquia (10.488), Valle del Cauca (4.295) y Santander con (1649) respectivamente en el año 2017. (Mi.com.co, 2017)
Lugares como wix, Jimdo, Shopify, Sales forcé, Prestashop y Woocommerce, entre otras plataformas, permiten la creación de un sitio exclusivo (con diseño propio) y la otorgación de un dominio. Y Sugar CRM, Z-o-h-o, Big commerce, Magento, Zencart, Opencart, Amazon y E-bay son lugares donde puedes dar a conocer tu producto en el formato ya predeterminado, brindando una oficina en línea.
De ahí la diferencia entre la creación de un dominio y tienda virtual propia, y un espacio para vender tus productos sin tener caracterización y posicionamiento en la web.
PayPal
PayPal es una empresa que brinda un seguro en la transacción de dinero y bienes. Al hacer pagos en línea, se ingresa con correo electrónico y contraseña, haciendo más fácil y segura la compra o venta.
La plataforma cubre las perdidas relacionadas con los paquetes o engaños generados por el vendedor del artículo, reembolsado el dinero cuando sea necesario. También se permite afiliar la tarjeta de crédito para poder ganar recompensas que funcionan como si fuesen puntos o millas.
En algunas páginas o sitios web, se pueden encontrar diversos logotipos de PayPal cerca de los métodos de pago y como las tarjetas de crédito. “Así, no tendrás que volver a compartir tu información financiera ya que PayPal encripta de forma automática tus datos” (Stock, 2017).
Hoy en día PayPal, es reconocida como una de las plataformas más seguras para realizar compras en línea, puesto que cuenta con la afiliación de varias tiendas online. Estos negocios admiten más de una divisa, eso quiere decir que esta aplicación se encuentra disponible en varios países, libre al acceso de todos los que la necesiten o deseen entrar a formar parte de ella.
Existe un espacio especializado para los comerciantes entre Paypal llamado Paypal Business, la cual permite a las empresas gestionar las cuentas y facturas. A su vez proporciona diversas herramientas que ayudan a realizar varias tareas relacionadas con la contabilidad de la empresa.
Esta app asiste a recordar diversos asuntos pendientes como: cuando tenemos que enviar una factura, saber si ya nos ha llegado un pedido, envía recordatorios a los clientes deudores y también permite hacer negocios con otras empresas, puesto que acepta todo tipo de pagos sin importar del tamaño que sean.
Sin lugar a dudas, esta aplicación es de mucha ayuda a la hora de llevar un registro, ya que está app tiene una pieza especializada en los gatos y costos que debes realizar a principio de cada mes. Esta resulta casi imprescindible, ya que nos da aviso de todo lo necesario por hacer.
Ley 527 de 1999
“Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de Datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las Entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.” (Congreso de la República de Colombia, 1990)
Esta ley fue creada gracias a que, a finales del siglo XX un sin número de compañías Colombianas decidieron unirse al comercio electrónico. A principios de 1970 utilizaron las conocidas transferencias de fondo monetario.
Esta ley controla la venta de bienes o servicios, usando medios electrónicos como medio de pago, tales como la tarjeta de crédito, también dentro de ella podemos encontrar, el significado del mensaje digital como la transacción electrónica de dinero que nos sirve para la cancelación de deudas realizadas por una entidad comercial y el valor de las firmas digítales.
Firmas Digitales
Las firmas digitales sirven para demostrar la autenticidad de un mensaje digital, según esta ley “tendrá la misma fuerza y efectos que el uso de una firma manuscrita” (Ley 527 de 1999, 1990).
Estas firmas se utilizan comúnmente en las transacciones financieras ya que nos ayuda a detectar falsificación y manipulación de terceras personas.